协同办公系统 协同办公系统五个办公模块

一、协同办公平台建设经验

社会发展日新月异，当前社会已是网络社会，是信息化的社会。

传统的手工办公模式耗时、耗力、繁杂、重复，而且离开办公室将很难处理，这些已经远远不能满足新形势下大型企业发展的需要。在信息化技术、高速发展的今天，企业协同办公平台的设计与实现，可以充分发挥人的创造力和想象力，克服传统办公模式的弊端，更好地为企业各项管理工作服务。

传统办公模式下办公室人员不停地人工处理收文、发文、流转、督办、归档等繁杂、重复的工作。纸质文件需要领导做批示，一旦离开办公室，文件将无法及时处理。需分享的信息必须依次传阅，决策的制定和实施周期人为地延长，对工作缺乏监督、检查和评价，员工缺乏积极性。

传统办公模式最普遍的是电话沟通，电话沟通虽然实时，但容易打断员工工作，且不可重现，出了问题相互推诿责任。

各部门只与自己业务密切相关的部门有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛，有价值的经验和信息不能被共享。

4、管理成本高，办公资源浪费或闲置

存在几个部门做同一件事的现象，企业有限资源得不到充分利用；纸质办公造成纸张、设备、耗材及人员的极大浪费，办公设备不能共享，造成办公资源闲置；异地机构到总部汇报工作，造成交通费、电话费等办公费用增加。

分支机构得不到总部的及时支持与监管的现象，这将给企业带来巨大的隐患。

二、协同办公平台在企业办公中的作用

协同办公平台是一个沟通平台，是管理和协作的平台，是知识中心和应用运行支持的平台，从某种程度上说，协同办公平台就是员工随身的办公室。同时，在此平台上还能部署一些应用，如人事管理、ERP系统等，开发各种协同化的应用软件。协同办公平台的作用主要体现在以下几方面。

1、减少手工方式产生的错误与信息不准确的现象；

2、消除信息孤岛，共享信息，提高企业资源的利用率；

3、支撑企业的管理和业务的运作，提升工作效率；

4、借助网络,通过手机、笔记本电脑等移动设备实现随时随地办公；

5、方便获取企业各种数据，为决策提供参考；

6、降低办公成本，节约办公资源。

Java是目前使用最广泛、发展最迅速、认同度最高的企业级应用开发技术，相对其他技术，它具有安全、开放、稳定、跨平台等突出优势。协同办公平台主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，符合企业办公习惯和特点，使用户轻松的完成日常办公工作。

为了使协同办公平台更人性化，更容易操作，更具有协同性，设计理念需要围绕工作流程、细节管理、灵活性以及可操作性几个基本要点出发，进行开发设计，使实现的协同办公平台不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。

工作流程是企业工作的程序和标准，如果企业没有工作流程，各工作环节的衔接就会出问题，进而引发一系列问题。所以协同办公平台的设计首先要从企业工作流程着手，按照工作流程和部门间的职责分工设计处理程序，将流程固化到协同中，从而杜绝职责不分、权限不清的现象。

协同办公平台必须兼容所有应用软件，包括办公软件、视频软件、图片软件、阅览软件等，而且还要适应电脑、手机等各种设备的不同操作系统，实质上就是“工作工具和管理工具”，要想达到很好的效果，顺畅运行，必须考虑所有细节，解决各种问题。

利用开发商提供的软件平台，快速构建其应用，把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，并通过自定义平台快速构建简单的、个性化应用，各个软件中有大量的开发与自定义工具，能够最大程度地满足不同企业的个性化应用，帮助企业随机应变，不断扩展和延伸功能。

易用性设计体现在产品设计的每一个细节，需要企业亲身体验和感悟，没有考量标准，总体依照让用户尽量少写东西、少记东西、简洁、易操作、易理解的原则，最大限度地确保产品的易用性、可操作性。

二、协同办公oa系统怎么用

协同办公OA系统怎么用？协同办公OA系统的使用方法如下：1.首先，打开协同办公OA系统的应用或网页，输入用户名和密码进行登录。

2.一旦登录成功，你将进入系统的主界面，这里通常包括个人信息、组织结构、工作台等模块。

3.在个人信息中，你可以编辑和更新个人资料，例如头像、联系方式等。

4.在组织结构模块，你可以查看组织内的人员架构、部门配置等信息，并能够进行人员搜索和查看其相关信息。

5.工作台模块通常是协同办公OA系统的核心功能区，它包括日程安排、任务管理、文件共享、通知公告等功能。

6.在日程安排中，你可以创建和管理个人或团队的日程，设定提醒和共享日程给他人。

7.任务管理可以帮助你创建和分配任务，设置任务的截止日期和优先级，并与团队成员进行协作。

8.文件共享是一个重要的模块，你可以上传和下载文件，创建文件夹，设置权限以及与他人共享文件。

9.通知公告模块用于发布组织内的重要公告和通知，以便及时传达给所有成员。

10.此外，协同办公OA系统可能还包括邮件管理、会议管理、办公用品申请等其他功能，具体可根据系统的不同而有所差异。

综上所述，协同办公OA系统提供了一系列功能和工具，以促进团队成员之间的合作与协同，提高工作效率和沟通便捷性。

三、怎么通过协同办公系统发送文件

通过协同办公系统发送文件，主要包括以下几个步骤：

1.登录协同办公系统：打开浏览器，输入协同办公系统的网址，登录您的账号。

2.进入文件管理模块：在系统首页或导航栏中找到文件管理模块，点击进入。

3.选择文件：在文件管理模块中，找到您需要发送的文件，可以选择单个文件或多个文件。

4.添加收件人：在文件发送界面，添加收件人信息。您可以单独添加单个收件人，也可以将文件发送给多个收件人。此外，您还可以选择抄送人，以便于跟踪文件发送情况。

5.填写邮件主题和正文：根据需要，填写邮件主题和正文。邮件主题应简洁明了，突出文件内容；正文可以简要描述文件的目的和内容，以及收件人需要了解的相关信息。

6.设置文件权限：根据文件敏感程度，设置文件阅读、编辑、下载等权限。您可以分别为收件人设置不同的权限，以确保文件的安全和可控。

7.检查发送设置：在发送文件前，检查收件人信息、文件权限等设置是否正确。确保收件人信息准确无误，以免导致文件无法送达。

8.点击发送：确认所有设置无误后，点击发送按钮。系统将自动将文件发送给指定的收件人。

9.跟踪发送进度：在协同办公系统中，您可以查看文件发送进度，了解文件是否已送达收件人。

通过以上步骤，您可以使用协同办公系统发送文件。不同的协同办公系统可能存在一定差异，具体操作请根据实际情况进行。

四、协同办公系统五个办公模块

协同办公系统的资料中心，是企业资料分类存储的重要功能模块，从管理员的角度，资料中心是管理后台的重要功能模块，资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

办公用品管理部分，一般是行政部门或者采购部门使用较为频繁的一个功能，行政部门负责计划，采购部门负责按照计划进行办理，而财务部门负责监督，所以办公用品管理的模块功能又包含办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细。这个模块的使用以上3个部门的频次最高，至于个人的办公用品申请功能实际可能是每个月一两次而已。这是传统的纸质办公用品申领搬移到协同办公系统，申领查询更为便捷。

企业使用较多的就是通知和公告，这个基本上是企业全员使用的一个功能模块，协同办公系统的通知公告包括起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用，企业CIO在选型的时候，不妨自己现在可以试用的协同办公系统站点进行公告的建立和推送。

目前国内提供免费试用的协同办公系统有泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA，除华天动力OA以外，其他协同办公系统的免费试用都需要用户先进行注册，协同办公系统厂商通过这种方式得到用户信息，与用户联系后发放免费试用测试账号。华天动力OA官网则免注册可以试用。

协同办公系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块，同时也是全员使用的频次较高的功能，文件公布包括文件的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块，这个功能与通知公告功能相近，但是文件公布通常会附传文档附件，目前市面上主流的协同办公系统基本都支持WORD格式的在线阅览。

协同办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式，以电子文档的方式实现了部门与部门，部门与个人，个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。满足了企业文件交互的办公需求，同时也是无纸化办公的重要进步。